招待状を送る
二次会の案内を幹事が出す場合、新郎新婦から預かったリストに、二次会の招待状を送りましょう。あまり早く出し過ぎても、先の予定がわからずにかえって返信が遅れてしまったり、忘れられてしまったりします。もちろんギリギリに出しても出席できないので、1〜1.5ヶ月前ぐらいに出して、2〜3週間前を返信の締め切りに設定するといいでしょう。招待状のいろいろな形
披露宴の招待状と違い、二次会の招待状にはいろいろな形があります。往復はがきで発送する昔ながらの方法や、最近ではメールやホームページを使った招待状もあります。新郎新婦の希望を聞いて、方法を決めましょう。
往復はがき
返信用はがき付きのはがきです。安く印刷できる業者を探してもいいですし、自宅のプリンターで印刷することもできます。情報を載せるスペースが少ないものの、招待客が返信はがきを出すことで、出席の意思表示をしたことが記憶に残り、ドタキャンを減らせます。
電話
招待客が少ない場合は、電話で出欠を確認する場合もあります。出欠の意思確認が明確にできるのでいいですが、手間がかかったり、情報を伝え間違えたりする可能性もあります。
メール
パソコンや携帯のメールアドレスに、メールを送信して会場の情報や地図を送ります。そのまま返信メールで出欠を確認できるので便利ですが、返信が手軽なので、出欠の意思表示をしたことを忘れてしまうこともあります。また、メールアドレスを持っていなかったり、メールをあまり見ない人もいるので、フォローが必要です。
ホームページ
二次会専用のホームページやブログを立ち上げて、そこにあるフォームに出欠を入力してもらいます。最近では、登録するだけで簡単に使える二次会用サイトもあります。日時や会場の地図などをいつでも閲覧できる他、コメントなどを書き込んでもらうこともできますが、やはり返信が気軽にできてしまうので、当日のドタキャンにつながることもあります。
いずれの方法にしても、招待客の住所やメールアドレスは、大切な個人情報です。メールを一斉送信する際など、他の人のメールアドレスがわからないよう、取り扱いには注意しましょう。
招待状に掲載する項目
日時
開場時間と開始時間をわかりやすく書きます。
会場名・住所・電話番号・地図
わかりづらい場所なら、目印になる建物や、駅からの道を書いておくと親切です。また会場のホームページがある場合は、URLを掲載したり、QRコードを作成して載せてもいいでしょう。（QRコードは無料サイトで作成できます。）
駐車場
駐車場の有無を載せる際は、アルコールを飲まない人のみ車での来場がOKであることを明記します。
会費
男性、女性別に会費を明記します。
ドレスコード
ややくだけた平服のパーティーの場合、「平服でお越し下さい」と書いておきますが、招待客はどんな服装でいけばいいか迷うものです。フォーマルなのかカジュアルなのか、「デニムでもOK」「ジャケット着用で」「少しだけオシャレに」など、ある程度ヒントになる言葉を書いておいた方が親切です。
出欠の返信方法・返信締め切り日
「お手数ですが、返信用はがきにて、ご都合のほどを○月○日までにお知らせください」と、返信方法と締切日を明記しておきます。
幹事の連絡先
招待状を幹事名義で出す場合は、幹事の名前はもちろん、当日の連絡に必要となることがあるので、携帯の番号・メールアドレスなど差し支えなければ幹事の連絡先を載せておきます。
名前の記入欄
フルネームで名前を記入してもらいましょう。
新郎新婦へのメッセージ
メッセージ記入欄を用意しておけば、新郎新婦にとっては嬉しいプレゼントになります。