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幹事組を結成する

結婚式二次会の幹事を任されたあなた。大役ではありますが、すべての準備や進行をあなた一人で行うわけではありません。幹事は、船長だと思ってください。信頼できる船員を集めて、あなたはリーダーとしてそのチームを引っ張っていくわけです。

信頼できるメンバーで幹事組を作る

新郎新婦のどちらかと仲が良く、かつ信頼できて、あなたが連絡をとりやすいメンバーを集めましょう。あなたの親友でも、新郎新婦とは関係が薄かったり、逆に新郎新婦の親友でも、何か大事な役目を任すのに不安があったりすると、スムーズに準備が進められません。

あなたが新郎側の友人なら、場合によっては新婦の友人をメンバーに加えてもいいでしょう。新婦の昔の思い出話など、新婦友人しか知らない情報を入手できたり、受付や司会に女性がいた方が華があっていい場合もあります。ただ、連絡がとりにくいようであれば、司会や余興などの重要な役割は新郎側の友人に任せて、受付などに新婦友人を加えてもいいでしょう。

そして、とにかくあなたが何か迷ったり、問題が起きたりした時に、相談できる友人をひとりは確保しておきましょう。そうすることであなた自身の極端な負担を減らしたり、準備期間をスムーズに進めることができます。

また、必要以上に人数を多くして膨らませると、まとまりがなくなって、統率しきれなくなるのであまり好ましくありません。友人が多い場合は、ある程度信頼できるメンバーに絞ることも大事です。

役割の人員を決めて、担当を割り振る

結婚式二次会にはいろいろな役割があり、それぞれに担当を決めておく必要があります。役割は二次会の内容によっても変わってきますが、一般的な二次会で必要な役割と必要人数を紹介します。

司会:1〜2人

当日の司会進行をする人。司会の良し悪しは二次会の雰囲気におおいに影響します。人前で話すのに慣れている人がベストですが、もし適任者がいない場合は、きちんと台本を考えて、練習をしっかりしてくれる人を選びましょう。

司会はメイン司会を1人、サポートの司会を1人の計2名がベスト。ほとんどメイン司会がしゃべるとしても、2人いた方が絵になります。また女性を入れることができれば、さらに華があっていいでしょう。

受付・会計:2〜4人(新郎新婦各サイド1〜2人)

受付はなるべく新郎新婦両サイドから出すのがいいでしょう。招待人数にも寄りますが、各サイド2人ずつ、計4人にするのが一般的です。

またそのうち、幹事が信頼できる人を1人指名して、会計も兼ねてもらいます。受付で回収したお金をしっかり管理して、最終的には幹事とともにお店への支払いもやってもらうわけですから、信頼できる人を選びましょう。

クローク:2人

お店にクローク(荷物を置くスペース)となる場所がある場合は、そこを管理するクローク担当が必要になります。番号札があって、それと引き換えに荷物を管理するような場合はもちろん、招待客が自由に荷物を置く場合でも、念のためクローク近くに立っている人を用意しましょう。

クロークの場所やシステムを案内したり、万が一、盗難などがないように、その場に常に誰かいるようにすると安心です。

カメラマン:1〜2人

ビデオ撮影や写真撮影をする場合は、それぞれ1名ずつ用意するようにしましょう。また、受付でポラロイド写真を撮る場合は、受付やクロークとは別に人員を用意しましょう。

招待人数にも寄りますが、当日は意外と受付が混み合うことが多く、スタートの時間を過ぎても受付に行列ができてしまうことがあります。ポラロイドカメラやチェキはなるべく2つ用意して、ポラロイド専用のカメラマンも2人用意すると確実でしょう。

音響・映像1〜2人

当日会場で流すBGMや映像を決めて、CDやDVDを用意して、当日再生する役目です。当然ある程度機械の操作に強い人がいいですが、編集する人と再生する人は、なるべく同じ人にした方が、当日の無駄なトラブルを防げます。

どの場面で、どんなBGMや映像が、どれくらいの長さ必要なのか。新郎新婦の好きな音楽はどんな音楽か、必ず流してほしい映像はあるか、流す機材はデッキかパソコンかなど、しっかり打ち合わせしておきましょう。

余興2〜4人

余興専門の人員を用意してもいいでしょう。たとえばビンゴをやるなら、ビンゴの時だけ司会を任せても雰囲気が変わっていいですし、余興の内容的に準備が大変そうであれば、余興のリーダーを指名して、ある程度任せてもいいでしょう。ただ丸投げにならないように注意しましょう。

照明1〜2人

会場によっては、照明機材があって、それを幹事側で操作することもあります。その場合は、照明専用に人員を用意しましょう。どのタイミングでどういった照明をしてほしいか、しっかり打ち合わせしておきましょう。

披露宴会場からの運搬係2〜3人

披露宴で使ったウェルカムボードや装花を二次会でも利用する場合は、運搬係を指名しておきましょう。

最初に決めた担当を、準備していく中で変更したくなることもあります。また新たな役割ができることもあります。そういう時は、臨機応変に対応して、一番ベストな布陣になるよう随時変更しましょう。ただ、連絡ミスなどがないように、しっかり伝えて確認しておきます。

幹事組を結成したら、メーリングリストを作るなどして、準備期間中は情報をなるべく共有するようにしましょう。あまり参加できない人でも、メールが来ることでやる気を保ち、当日一丸となって二次会を成功させることができます。