会場を選ぶ
結婚式二次会は数十人〜100人程度のパーティーですから、会場を早めに抑えておかなくてはなりません。披露宴のあとにやるなら場所も限られてきますし、人気の会場でやるなら、なおさら早めに予約するに越したことはありません。会場は新郎新婦が決める？幹事が決める？
二次会会場は、新郎新婦が予約する場合もあれば、幹事といっしょに下見をして予約する場合もあります。また、会場選びもすべて幹事にお任せする新郎新婦もいます。
幹事が会場を選ぶ場合は、新郎新婦のこだわりポイントを事前に聞いておき、それにマッチした会場を探すのはもちろん、設備やメニュー、条件、料金など、さまざまなポイントを聞いて、ベストな会場に決める必要があります。
また、新郎新婦が会場を決めた場合でも、必ず下見に行って、実際に会場を見て、設備や環境をチェックするようにしましょう。ろくに会場の情報を知らずにプログラムを組むと、当日思わぬアクシデントが発生して、予定通りに進行できなくなることがあります。
見に行く会場を選ぶ
披露宴後の二次会なら、会場は披露宴会場から徒歩圏内にすることが多いです。披露宴から参加している招待客は、引き出物などの荷物を持って移動しますから、なるべく近い会場を選ぶようにします。
限られたエリアの中から、インターネットや雑誌などで候補となる会場を選ぶわけですが、この時点で、新郎新婦の希望など、最低限の条件をクリアしている会場を選ぶようにします。
・二次会・パーティーを取り扱っているか
・会場から徒歩圏内か
・料理は内容はどんなものか（洋食か中華か、など）
・最大収容人数は足りるか、または広すぎないか
・料金は大体いくらぐらいか
最近最も人気なのが、ダイニングバーです。雰囲気もおしゃれで、料理や飲物の質が高いです。その他、レストランやクラブ、ライブハウス、パーティースペースなどがあります。
気に入ったのがあれば候補は1つでも構いませんが、条件が合わなかった場合などに備えて、2つ〜3つの会場をリストアップしておくといいでしょう。
実際に下見に行く
インターネットや雑誌に載っている写真や情報だけで決めてはいけません。実際に行ってみてみたら、意外と狭かったり、意外と遠かったりなど、思っていた雰囲気と違うことがよくあります。
下見に行く際には、事前に会場に連絡して、下見に行く旨を伝えます。その時、担当者の方とお話しできるようにお願いしましょう。下見に行くといっても、ただ会場を見るだけでなく、設備や環境について担当者に質問したり、実際に食事をしてみたりする必要があります。
担当者に聞いておく項目や、チェックしておく項目は事前にまとめておいて、漏れのないようにしましょう。もちろんあとで電話して質問することもできますが、会場を決めるうえでの参考になるので、思いつく項目は書きとめておきましょう。
| 披露宴会場から移動しやすいか | 実際に披露宴会場から歩いてみてもいい |
| 駅から近いか、わかりやすいか | 行きか帰りに歩いてチェック |
| 使いたい日程・時間は空いているか | |
| 広さと人数のバランスはとれているか | ぎゅうぎゅうづめでも、広すぎてガランとしててもダメ |
| 完全貸切か | なるべく完全貸切が望ましいが、一部一般客に開放していたり、複数のパーティーを同時に行う会場も 完全貸切でない場合は、音がどれくらい漏れるか、会場がどのように仕切られるのかをチェック |
| 料金は予算内か、支払いはいつか | ○人の場合はいくらで、追加で人数が増えた場合、減った場合の料金もチェック 本予約の手付金がいくらで、残額は当日の終了後でいいのかなど。 |
| 利用できる時間は | 幹事組の準備時間と、終了後の撤収時間も含めて、何時間貸し切れるかをチェック |
| 延長はできるか、した場合の料金は | プログラムが押してしまったり、撤収が遅れてしまうことはよくあること。延長してしまったケースもチェック |
| 料理の味や量はどうか | 当日出される料理のメニューや写真を見せてもらったり、実際に食事をしてみてもいい |
| 飲物の種類は豊富か | 飲み放題スタイルなら、飲み放題のメニューを見せてもらう。ソフトドリンクのチェックも忘れずに |
| 立食形式にできるか、または着席形式にできるか | 最近は立食形式が多いが、二次会のスタイルに合わせて、人数との兼ね合いで可能かチェック |
| ケーキなどの飲食物の持ち込みは可能か | ケーキカットやゲームなどで、外部から持ち込む場合、可能かチェック |
| 当日の装飾などの準備時間はとれるか | オープン前に準備する時間がどれくらいとれるかをチェック |
| ビデオ上映はできるか | スクリーンに移すのか、テレビに映すのか、位置はどこか。DVDで流すのか、パソコンでも流せるか、操作はどこでやるのかをチェック |
| カラオケはできるか | カラオケの設備はあるか、料金は別料金かをチェック |
| BGMは自由に流せるか | CDか、MDは流せるか、操作はどこでやるかをチェック |
| マイクは使えるか、何本あるか | 同時に何本のマイクを使えるか、ワイヤレスかなど |
| バンド演奏は可能か | 音量はどれくらいまでＯＫか、スピーカーなどの設備はあるか |
| その他、借りられる機材は何か | スクリーンやテーブル、ビンゴマシンなど、会場によって借りられる機材はさまざま。 |
| ステージはあるか、それにかわるスペースはあるか | ステージがあるなら、幅と奥行きを測っておくといい |
| 照明を変えられるか | 新郎新婦にスポットを当てたり、会場全体を暗くしたりできるか。操作はお店側か、幹事側がやるのかなど。 |
| NGはあるか | クラッカー禁止、バンド演奏禁止など、禁止項目をチェック |
| その他、希望の演出が可能か | |
| クロークにできるスペースはあるか | 招待客の荷物を置くスペースはあるか、引換券となる番号札はあるか |
| 控え室になるようなスペースはあるか | 余興などの備品を置いておいたり、着替えなどができるスペースはあるか。料金はかかるかなど。 |
| トイレの個数や広さは問題ないか |
気に入ったら仮予約
下見に行って問題なさそうであれば、まずは仮予約をしましょう。仮予約とは、とりあえず日程だけ抑えておいて、1週間〜2週間以内に本予約するか、キャンセルするかを決められるシステムです。
仮予約はキャンセルしても基本的に料金がかからないので、気になったら仮予約しておきましょう。
新郎新婦と相談して本予約
他の候補会場を見に行った後に、新郎新婦と相談のうえ、本予約するかどうかを決めて、下見した各会場に連絡しましょう。
本予約をする場合は、手付金がかかる会場が多いです。下見に行った際か、仮予約をした際に料金を確認しておきましょう。また残額を支払うのは、当日の二次会終了後でいいのかなど、残額の支払い方法も確認しましょう。