結婚式二次会の幹事・ゲーム・司会マニュアル
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会場を選ぶ

結婚式二次会は数十人〜100人程度のパーティーですから、会場を早めに抑えておかなくてはなりません。披露宴のあとにやるなら場所も限られてきますし、人気の会場でやるなら、なおさら早めに予約するに越したことはありません。

会場は新郎新婦が決める?幹事が決める?

二次会会場は、新郎新婦が予約する場合もあれば、幹事といっしょに下見をして予約する場合もあります。また、会場選びもすべて幹事にお任せする新郎新婦もいます。

幹事が会場を選ぶ場合は、新郎新婦のこだわりポイントを事前に聞いておき、それにマッチした会場を探すのはもちろん、設備やメニュー、条件、料金など、さまざまなポイントを聞いて、ベストな会場に決める必要があります。

また、新郎新婦が会場を決めた場合でも、必ず下見に行って、実際に会場を見て、設備や環境をチェックするようにしましょう。ろくに会場の情報を知らずにプログラムを組むと、当日思わぬアクシデントが発生して、予定通りに進行できなくなることがあります。

見に行く会場を選ぶ

披露宴後の二次会なら、会場は披露宴会場から徒歩圏内にすることが多いです。披露宴から参加している招待客は、引き出物などの荷物を持って移動しますから、なるべく近い会場を選ぶようにします。

限られたエリアの中から、インターネットや雑誌などで候補となる会場を選ぶわけですが、この時点で、新郎新婦の希望など、最低限の条件をクリアしている会場を選ぶようにします。

・二次会・パーティーを取り扱っているか
・会場から徒歩圏内か
・料理は内容はどんなものか(洋食か中華か、など)
・最大収容人数は足りるか、または広すぎないか
・料金は大体いくらぐらいか

最近最も人気なのが、ダイニングバーです。雰囲気もおしゃれで、料理や飲物の質が高いです。その他、レストランやクラブ、ライブハウス、パーティースペースなどがあります。

気に入ったのがあれば候補は1つでも構いませんが、条件が合わなかった場合などに備えて、2つ〜3つの会場をリストアップしておくといいでしょう。

実際に下見に行く

インターネットや雑誌に載っている写真や情報だけで決めてはいけません。実際に行ってみてみたら、意外と狭かったり、意外と遠かったりなど、思っていた雰囲気と違うことがよくあります。

下見に行く際には、事前に会場に連絡して、下見に行く旨を伝えます。その時、担当者の方とお話しできるようにお願いしましょう。下見に行くといっても、ただ会場を見るだけでなく、設備や環境について担当者に質問したり、実際に食事をしてみたりする必要があります。

担当者に聞いておく項目や、チェックしておく項目は事前にまとめておいて、漏れのないようにしましょう。もちろんあとで電話して質問することもできますが、会場を決めるうえでの参考になるので、思いつく項目は書きとめておきましょう。

披露宴会場から移動しやすいか 実際に披露宴会場から歩いてみてもいい
駅から近いか、わかりやすいか 行きか帰りに歩いてチェック
使いたい日程・時間は空いているか
広さと人数のバランスはとれているか ぎゅうぎゅうづめでも、広すぎてガランとしててもダメ
完全貸切か なるべく完全貸切が望ましいが、一部一般客に開放していたり、複数のパーティーを同時に行う会場も 完全貸切でない場合は、音がどれくらい漏れるか、会場がどのように仕切られるのかをチェック
料金は予算内か、支払いはいつか ○人の場合はいくらで、追加で人数が増えた場合、減った場合の料金もチェック 本予約の手付金がいくらで、残額は当日の終了後でいいのかなど。
利用できる時間は 幹事組の準備時間と、終了後の撤収時間も含めて、何時間貸し切れるかをチェック
延長はできるか、した場合の料金は プログラムが押してしまったり、撤収が遅れてしまうことはよくあること。延長してしまったケースもチェック
料理の味や量はどうか 当日出される料理のメニューや写真を見せてもらったり、実際に食事をしてみてもいい
飲物の種類は豊富か 飲み放題スタイルなら、飲み放題のメニューを見せてもらう。ソフトドリンクのチェックも忘れずに
立食形式にできるか、または着席形式にできるか 最近は立食形式が多いが、二次会のスタイルに合わせて、人数との兼ね合いで可能かチェック
ケーキなどの飲食物の持ち込みは可能か ケーキカットやゲームなどで、外部から持ち込む場合、可能かチェック
当日の装飾などの準備時間はとれるか オープン前に準備する時間がどれくらいとれるかをチェック
ビデオ上映はできるか スクリーンに移すのか、テレビに映すのか、位置はどこか。DVDで流すのか、パソコンでも流せるか、操作はどこでやるのかをチェック
カラオケはできるか カラオケの設備はあるか、料金は別料金かをチェック
BGMは自由に流せるか CDか、MDは流せるか、操作はどこでやるかをチェック
マイクは使えるか、何本あるか 同時に何本のマイクを使えるか、ワイヤレスかなど
バンド演奏は可能か 音量はどれくらいまでOKか、スピーカーなどの設備はあるか
その他、借りられる機材は何か スクリーンやテーブル、ビンゴマシンなど、会場によって借りられる機材はさまざま。
ステージはあるか、それにかわるスペースはあるか ステージがあるなら、幅と奥行きを測っておくといい
照明を変えられるか 新郎新婦にスポットを当てたり、会場全体を暗くしたりできるか。操作はお店側か、幹事側がやるのかなど。
NGはあるか クラッカー禁止、バンド演奏禁止など、禁止項目をチェック
その他、希望の演出が可能か
クロークにできるスペースはあるか 招待客の荷物を置くスペースはあるか、引換券となる番号札はあるか
控え室になるようなスペースはあるか 余興などの備品を置いておいたり、着替えなどができるスペースはあるか。料金はかかるかなど。
トイレの個数や広さは問題ないか

気に入ったら仮予約

下見に行って問題なさそうであれば、まずは仮予約をしましょう。仮予約とは、とりあえず日程だけ抑えておいて、1週間〜2週間以内に本予約するか、キャンセルするかを決められるシステムです。

仮予約はキャンセルしても基本的に料金がかからないので、気になったら仮予約しておきましょう。

新郎新婦と相談して本予約

他の候補会場を見に行った後に、新郎新婦と相談のうえ、本予約するかどうかを決めて、下見した各会場に連絡しましょう。

本予約をする場合は、手付金がかかる会場が多いです。下見に行った際か、仮予約をした際に料金を確認しておきましょう。また残額を支払うのは、当日の二次会終了後でいいのかなど、残額の支払い方法も確認しましょう。